Implementatie

Bij Peletier kennen we twee onderdelen bij de implementatie van PromaCoin: het PromaCoin gedeelte en een organisatorisch gedeelte. We zijn in veel gevallen bereid om het PromaCoin gedeelte turn-key uit te voeren.

Change management
Evolutie betekent dat bepaalde acties voor andere acties komen. Eerst zal vastgesteld moeten worden op welk volwassenheidsniveau de (project)organisatie opereert. Vervolgens zal gedefinieerd moeten worden op welk niveau de (project)organisatie wenst/dient te werken. Hierbij moet iedere niveauverhoging op de volwassenheidsschaal als een aparte stap aangemerkt worden. Van de te nemen stappen zal een zogenaamde 'Gap' analyse uitgevoerd worden. Hierbij wordt inzichtelijk gemaakt wat nodig is om deze stap te kunnen nemen. Hierbij maakt het uiteraard een verschil of men PromaCoin wil implementeren op een project als pilot of organisatiebreed. In de 'deliverables' worden de veranderingen beschreven op drie niveaus: bedrijf, proces en functie.

Training
De werknemers moeten goed getraind worden om de processen en methodieken te begrijpen en om met PromaCoin te kunnen werken. Hierbij speelt ook de interactie tussen de verschillende afdelingen een belangrijke rol. Peletier biedt deze trainingen primair aan in de vorm van een train-de-trainer programma.

Communicatie
Alle stakeholders moeten goed geïnformeerd worden over de voortgang, het resultaat en de consequenties van de implementatie. Hierbij kan het nodig zijn dat het lijnmanagement verantwoordelijk is voor de communicatie buiten het implementatieteam, in samenwerking met het implementatieteam (of persoon). Onze ervaring is dat communicatie vroegtijdig dient plaats te vinden om alle stakeholders op één lijn te krijgen. Het doel is dat de stakeholders de doelstelling begrijpen, accepteren en bereid zijn om zich hieraan te committeren.

De organisatorische implementatie
Het verkrijgen van sponsors, commitment en consensus. Dit is de 'zachte' kant van onze implementatie. Op basis van onze ervaring hebben we zes punten gedefinieerd welke geadresseerd moeten worden:

• Er moet een gevoel van noodzaak zijn
  Er moet een goede reden zijn om de organisatie te veranderen. Anders zullen mensen weerstand bieden tegen de verandering. Identificeer kansen en bedreigingen welke opwegen tegen de risico's van de beoogde verandering.
  
  
• Verkrijg sponsors
  Organisatorische veranderingen moeten worden ondersteund door een toegewijde groep van invloedrijke mensen binnen de organisatie. Zonder voldoende invloed leidt de groep alleen maar tot schijnbare verandering. Deze zal weer wegvallen wanneer de tegenwerkende krachten toenemen.
  
  
• Creëer een visie
  Het hoger management moet een visie hebben. Zonder visie leiden veranderingen tot een serie afwijkende projecten welke zijn veranderd om het veranderen. Zelfs de beste visie heeft geen waarde als deze niet gecommuniceerd wordt.
  
  
• Stel anderen in staat om naar de visie te kunnen handelen
  Het hoger management moet de weg vrij maken voor werknemers om nieuwe ideeën te ontwikkelen. Obstakels moeten worden weggenomen uit processen of zelfs uit de hoofden van mensen.
  
  
• Creëer korte termijn doelstellingen
  Werknemers moeten resultaten zien om het momentum te blijven houden.
  
  
• Bestendig de verandering
  Nadat de veranderingen zijn doorgevoerd, moeten deze permanent worden gemaakt. Het hoger management moet de verandering koppelen aan zakelijk succes om hiermee aan te tonen dat de veranderingen blijvend zijn. Alles kan weer ongedaan worden gemaakt doordat het management weer vervalt in de oude manier van handelen.