Proces management

Met Promacoin bespaart u zich veel tijd, geld en ergernis

Zonder PromaCoin wordt op vele projecten telkens het wiel opnieuw uitgevonden en dan vaak ook nog maar half, omdat de systemen niet met elkaar 'praten'. Met Promacoin is dit voorbij en bespaart u zich veel tijd en geld. Door middel van PromaCoin zijn vele processen overbodig of eenvoudiger geworden. Dit komt doordat onze integrale, geteste en doordachte aanpak op de essentie gericht is. Het overbodig maken van bepaalde processen of 'functionaliteit' draagt bij aan de vereenvoudiging en de slagkracht van het project. Daarnaast voorkomt u fragmentatie van gegevens. Als gevolg hiervan zullen de transactiekosten voor uw project drastisch teruglopen en de doorlooptijd voor de (informatie) processen drastisch worden verkort.

De onderstaande processen zijn op een integrale, geteste en doordachte wijze in PromaCoin geïmplementeerd:

Scope

De opdeling (boomstructuur) van de scope (omvang) van het project in deelprojecten, hoofdactiviteiten en activiteiten die logischerwijs bij elkaar horen. Tijdens het verwerven van een nieuw project wordt de scope van het werk geanalyseerd en systematisch onderverdeeld in handelbare onderdelen m.b.t. de fysieke taken. De definitie van een activiteit zal afhangen van de technische en organisatorische complexiteit van het werk. Over het algemeen staan in het laagste niveau activiteiten die binnen zes weken kunnen worden gerealiseerd en die niet meer dan 500 manuren nodig hebben. Om aan alle rapportage behoeften te kunnen voldoen, kan de WBS per niveau opgerold worden. De WBS begint bovenaan met het complete project of de definitie van de huidige fase. Het volgende niveau naar beneden en alle daarop volgende niveaus geven een ontleding van het niveau daarboven.

De WBS bestaat uit:

• Objecten (elementen)
• Activiteiten
• Kostensoorten
• Organisatie & verantwoordelijkheden

Meer-minderwerken

Gefaseerde budgetten
PromaCoin ondersteunt het gefaseerd naar binnen loodsen van meer-minderwerken waarbij iedere volgende fase is een detaillering van de vorige. Per opvolgende fase neemt het risico af en het budget verandert stapsgewijs van 'luchtledig' budget naar akkoord budget.

Meerwerk risico management
Belangrijk en integraal onderdeel van PromaCoin is het risico management. Met meer-minderwerken betekent dit dat PromaCoin de interactie tussen 'luchtledig' budget en risico goed in de gaten houdt. Indien u uzelf toch 'luchtledig' budget toekent, zal het risico voor uw project automatisch toenemen met hetzelfde bedrag. Daarnaast rekent PromaCoin met de restant risico's: het houdt het spel tussen 'luchtledig' budget en toegekend budget in combinatie met de fase automatisch in de gaten.

Meerwerk scope management
Meerwerken worden verbijzonderd naar de scope van het project, zodat zowel de communicatie naar de klant als binnen het project helder blijft. Meerwerk budget kan niet alleen niet apart bewaakt worden, maar vooral ook integraal binnen de scope (WBS). Dit omdat het onderdeel van de scope (WBS) is. Dit is cruciaal voor de communicatie over scope, financiën, voortgang, risico's, resultaten en verantwoordelijkheden tussen alle belanghebbenden.

Contracten

Type Contract Management
PromaCoin biedt uitgebreide mogelijkheden voor contract management omdat dit een cruciaal onderdeel van uw project is. U werkt met contracten in voorbereiding, lumpsum, raamcontracten, verrekenbare contracten etc., waarbij ieder type contract op de juiste wijze gemanaged kan worden.

Contract scope management
Contracten kunnen niet alleen apart bewaakt worden, maar vooral ook integraal binnen de scope (WBS). Dit omdat het onderdeel van de scope (WBS) is. Dit is cruciaal voor de communicatie over scope, financiën, voortgang, risico's, resultaten en verantwoordelijkheden tussen alle belanghebbenden.

Organisatie

Organisatie & Functie
De organisatie geeft de structuur van de projectorganisatie weer. Deze valt uiteen in een organisatieschema (organisatieboom) en functies. Aan deze functies worden uiteindelijk de personen gekoppeld. Het opzetten van de organisatie houdt in dat zowel de organisatie als de functies geïdentificeerd, gedocumenteerd en toegewezen worden. Een groot voordeel hiervan is dat verantwoordelijkheden hierdoor eenvoudig toegewezen kunnen worden en dat de verantwoordelijke automatisch alle informatie ter beschikking heeft om zijn of haar taak met succes te volbrengen (accountability). Een ander groot voordeel is dat niet per se met individuen gewerkt hoeft te worden, maar dat men ook (bijvoorbeeld bij het plannen van uren) in één keer een groep kan plannen (bijvoorbeeld CAO ploegen). Dit bespaart tijd.

Tijdsregistratie
Registratie van de uren op de gewerkte WBS-codes. Wij kunnen deze uren ook automatisch ter beschikking stellen aan uw financiële systeem. Houdt u echter wel rekening met het feit dat de tijdsregistratie voor uw financiële administratie soms een andere is dan de tijdsregistratie voor uw project (control). Denk bijvoorbeeld aan werk met verschillende combinanten. Deze beschikken ieder vaak over een eigen financieel systeem met eigen coderingen.

Index tracking
PromaCoin houdt door middel van de koppeling begroot tarief en werkelijk tarief (via de facturen) bij wat de index is per persoon, groep of functie. Tijdens de prognoses (het trekken van een lijntje op een tijdsas) worden niet alleen met de begrote tarieven gerekend, maar ook de werkelijke tarieven, de indexering en de projectinflatie. Hierdoor weet u nauwkeurig uw index en kunt u hierop sturen.

Uren planning
Met PromaCoin kunt u eenvoudig uw personen en/of organisatie groepen plannen door een lijntje te trekken op een tijdsas voor deze persoon/groep voor een taak (WBS code). PromaCoin rekent de prognose einde werk tijd automatisch op een intelligente wijze door. Zie ook index tracking. Dit bespaart u een hoop tijd.

Uren Exploitatie
Binnen PromaCoin worden de uren gekoppeld aan de bijbehorende facturen. Dit gebeurt heel snel en eenvoudig. Dit heeft een aantal voordelen: U heeft de zekerheid dat u nooit teveel betaalt. Daarnaast worden de facturen (kosten) automatisch pro-rata verbijzonderd naar de juiste WBS codes (immers, de WBS code staat al in het urenbriefje van PromaCoin, alsmede het aantal gewerkte uren). Als laatste wordt uw prognose einde werk automatisch bijgewerkt met de laatste werkelijke tarieven. U heeft dus meer zekerheid, bespaart tijd en u heeft betere prognoses.

Begrotingen

Inchecken van begrotingen
PromaCoin kan verschillende begrotingen inlezen in haar database. De begrotingen vormen het originele projectbudget in PromaCoin.

Verhangen naar scope (WBS)
De begrotingen kunnen in PromaCoin worden verhangen naar de scope (WBS) van uw project. Uw begroting is vaak alleen voorzien van een activiteitscodering en kostensoort (uren, materieel etc.). Binnen PromaCoin kunt u de begroting eenvoudig verder verbijzonderen naar objecten, elementen, disciplines of hoe u uw projectstructuur ook gedefinieerd heeft. De verhangen budgetten uit de begroting vormen het originele projectbudget in PromaCoin.

Versiebeheer
Uiteraard ondersteunt PromaCoin het feit dat begrotingen veranderen.

Prognoses

Integraal overzicht voor het maken van goede prognoses
Dwarsdoorsneden op ieder niveau op een intuïtieve manier. Altijd op de hoogte van de laatste informatie in een zinvolle context. Binnen de scope (WBS) de complete financiën, voortgang, risico's, resultaten, prognoses, contracten en verantwoordelijkheden. Dat is wat u nodig heeft om robuuste, onderbouwde prognoses te maken. PromaCoin faciliteert u op de best mogelijke wijze zonder uw verstand te 'overrulen'.

Prognose einde werk budget
Doordat de meer-minderwerken verdeeld worden naar de scope (WBS) is er altijd de beschikking over het volledige budget (inclusief risico's) binnen de scope.

Prognose einde werk contracten
Bewaking als Lumpsum rolt automatisch door naar de prognose einde werk, bij raamcontracten wordt optimaal inzicht geven per scope (WBS) zodat de WBS verantwoordelijke goed kan overzien waar hij of zij staat, wat het verleden is en waar het heen gaat. Op basis hiervan kan een goede prognose worden gegeven.

Prognose einde werk uren
De urencontracten worden in veel gevallen in hoeveelheden geprognosticeerd, Dat kan door eenvoudigweg lijntjes te trekken m.b.t. de personele inzet. PromaCoin rekent de prognose uit.

Prognose einde werk diversen
Met PromaCoin wordt optimaal inzicht per scope (WBS) gegeven over de buiten contract kosten. Op basis hiervan kan de WBS verantwoordelijke goed overzien waar hij of zij staat, wat het verleden is en waar het heen gaat. Op basis hiervan kan een goede prognose worden gegeven.

Prognose einde werk index
Dit wordt automatisch door PromaCoin bijgehouden en verwerkt in de prognoses voor de uren.

Prognose einde werk risico
Met PromaCoin kunt u per scope (WBS) de risico's vaststellen, registreren en beheren. De risico's nemen per activiteit of 'opgerolde' taken in de vorm van bijvoorbeeld een object af in de tijd (naarmate meer activiteiten worden afgerond). Hierdoor blijft u een actueel beeld van uw risico's houden.

Voortgang
Iedere activiteit of 'opgerolde' groep van activiteiten (bv. object) kan in PromaCoin worden getoond door middel van voortgangslijntjes. Deze kunt u verslepen, aanpassen en u kunt het percentage gereed bijwerken.

Automatische nacalculatie
Met PromaCoin worden de prognoses automatisch en manueel gemaakt per WBS. Dit gebeurt real-time en interactief en niet achteraf. Hierdoor heeft u automatisch tijdens het einde van het project een correcte nacalculatie.

Risico Management

Meerwerk risico's
Budgettaire risico's worden gekoppeld aan de meer-minderwerken en verdeeld naar de scope door PromaCoin. Zie Meer-minderwerk.

Uitvoeringsrisico's
Uitvoeringsrisico's worden met een bandbreedte gekoppeld aan de scope. Alle risico's zijn voorzien van een minimale, waarschijnlijke en maximale waarde. Zie Prognoses.

Samengestelde risico's
PromaCoin rekent real-time zowel uw inkomende (budgettaire) als uitgaande risico's door. U kunt de risico's vanuit ieder perspectief in de scope real-time in de gaten houden. U heeft niet alleen inzicht in uw resultaten, maar ook in de bijbehorende risico's.

Kosten Management

Sluitend met financiële boekhouding
De PromaCoin facturen komen automatisch uit uw boekhouding en zijn sluitend met uw boekhouding.

Vrije control codering naar scope en contract
Binnen PromaCoin bestaat de mogelijkheid om zelf de facturen te coderen naar de scope (WBS). De aansluiting met uw boekhouding loopt hierdoor geen gevaar.

Sluitende Exploitatie
Automatische interne doorbelasting van de facturen naar scope, controle op de facturen, berekening van de index en het bijwerken van prognose. Zie Uren Exploitatie.